1. Qui traite vos données
Appels d’offres faciles, également désigné Tender-agent, est édité par GoApps EURL, 948 787 452 RCS Fréjus, 100 chemin des Virgiles, 83120 Sainte-Maxime, France. Pour toute question sur vos données : contact@appelsdoffresfaciles.fr.
GoApps est responsable des traitements liés aux comptes, à la sécurité, à l’assistance et à la relation commerciale. Pour les documents et données personnelles que votre entreprise lui confie afin de préparer ses marchés, GoApps intervient pour fournir le service suivant les instructions de l’entreprise. Celle-ci reste responsable des informations qu’elle choisit d’importer et des habilitations de ses membres.
2. Données et finalités
Nous traitons les coordonnées professionnelles des utilisateurs, leurs rôles et leurs accès, le profil de leur entreprise, ses références et documents, les consultations suivies, les analyses et les réponses préparées. Ces informations permettent de fournir l’espace de travail, la veille, l’analyse des dossiers et la préparation des offres. Ce traitement est nécessaire à l’exécution du service demandé.
Les coordonnées de commande, justificatifs et échanges de facturation servent à gérer la relation commerciale et les obligations comptables. Les événements de connexion et d’exploitation servent à protéger le service, diagnostiquer les incidents et prévenir les abus, sur la base de nos intérêts légitimes de sécurité. Les obligations légales peuvent imposer certains traitements ou certaines conservations.
La connexion d’une boîte Google et l’analyse de ses alertes sont facultatives et reposent sur votre autorisation explicite. Vous pouvez utiliser les autres fonctions du service sans connecter Gmail. Les contenus générés restent soumis à votre vérification : le service ne décide pas à votre place de vos engagements ni du dépôt d’une offre.
3. Connexion Gmail en lecture seule
Lorsque l’administrateur clique sur « Connecter Google », Google lui demande de choisir le compte correspondant à la boîte d’alertes de son entreprise. Le connecteur OAuth demande uniquement https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly. Cette permission donne techniquement accès en lecture aux messages de la boîte ; le service recherche les messages correspondant au filtre configuré par votre entreprise. Nous recommandons une boîte dédiée aux alertes professionnelles.
Pour extraire les appels d’offres, le connecteur lit l’adresse de la boîte, les identifiants des messages, leur objet, leur expéditeur, leur date et leur corps textuel ou HTML. Les informations utiles aux consultations et leur provenance peuvent être conservées dans l’espace de l’entreprise. Les pièces jointes du courrier ne font pas l’objet d’un import automatique par ce connecteur.
Cette connexion OAuth ne permet pas au service d’envoyer, supprimer ou modifier votre courrier, ni de le marquer comme lu. Les emails transactionnels du service, par exemple les liens de connexion ou les confirmations de commande, sont envoyés par la messagerie de l’éditeur, distincte de votre connexion Gmail. Votre mot de passe Google reste chez Google ; le service conserve un jeton d’autorisation chiffré pour les imports automatiques.
L’utilisation et les transferts de données issues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, notamment ses exigences « Limited Use ». Ces données servent aux fonctions de veille et d’analyse présentées à l’utilisateur. Elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour la publicité, ni exploitées pour entraîner ou améliorer des modèles d’IA généralistes. Les mêmes limites s’appliquent aux informations qui en sont dérivées.
Une lecture humaine de données Google est limitée à votre accord explicite sur les données concernées, aux besoins de sécurité ou aux obligations légales. Tout usage nouveau de ces données doit être expliqué et faire l’objet d’un nouvel accord avant sa mise en œuvre.
4. Analyse par intelligence artificielle
Pour extraire et classer les avis, les messages correspondant au filtre sont transmis à OpenAI, via Codex, avec les critères de veille de l’entreprise. Les fonctions de préparation des réponses peuvent également traiter les documents et informations que vous leur confiez. La transmission passe par une file chiffrée et un relais administré par GoApps ; l’inférence est réalisée par le service OpenAI.
Ces traitements servent à fournir les fonctions demandées dans votre espace. L’utilisation de données Gmail pour l’entraînement de modèles généralistes est interdite ; les comptes et réglages employés pour cette analyse doivent exclure cet usage. Aucun accès de lecture à Gmail n’est utilisé pour constituer un jeu d’entraînement. Avant la connexion Google, une information distincte et une case non précochée vous demandent d’autoriser cette analyse des alertes par OpenAI.
5. Destinataires et transferts
Les données de votre espace sont accessibles aux membres habilités de votre entreprise, selon leurs rôles. GoApps et ses intervenants autorisés y accèdent uniquement pour l’exploitation, l’assistance, la sécurité ou les obligations légales, avec les restrictions supplémentaires décrites ci-dessus pour les données Google.
Google fournit les services de messagerie et d’autorisation Google ainsi que les services Google Cloud utilisés pour l’hébergement et la gestion des secrets. OpenAI intervient pour les traitements d’intelligence artificielle décrits ci-dessus. Les services tiers de marchés ou de stockage que vous choisissez de relier reçoivent les informations nécessaires aux actions que vous demandez.
L’application est exécutée sur Google Cloud en Europe. Le recours à OpenAI, à ses infrastructures ou à un relais administré par GoApps peut impliquer un traitement ou un accès depuis des pays hors de l’Espace économique européen, notamment les États-Unis. Ces transferts doivent être encadrés par un mécanisme valable au regard du RGPD, comme une décision d’adéquation applicable ou des clauses contractuelles types. Vous pouvez demander au contact ci-dessus les informations sur les garanties applicables et la manière d’en obtenir copie.
6. Conservation et suppression
- Compte et données de travail : pendant l’utilisation du service et jusqu’à leur suppression à la demande de l’entreprise ou à la clôture de l’espace, sous réserve des archives nécessaires à une obligation légale ou à la défense d’un droit.
- Corps des alertes Gmail : utilisé pour l’extraction, puis supprimé des données de transit à l’issue du traitement. En cas d’interruption, une purge automatique des fragments de la file est programmée après l’échéance de la tâche, avec une marge d’une heure ; son exécution dépend du mécanisme de purge de la base.
- Avis importés et provenance : les consultations extraites, objets, expéditeurs et dates utiles restent dans votre espace pour le suivi de vos marchés. Déconnecter Gmail ne supprime pas ces données de travail ; leur suppression peut être demandée séparément.
- Autorisation Google : le jeton chiffré et les informations de connexion sont conservés jusqu’à la déconnexion dans l’entreprise ou au remplacement de cette autorisation. La déconnexion les supprime de l’enregistrement actif de connexion.
- Traitement IA : les demandes et réponses de transit sont supprimées après récupération ou expiration. Les fichiers temporaires du relais sont supprimés après l’appel. La conservation propre au prestataire IA relève des conditions et réglages du compte de service utilisé ; nous ne présentons pas ce traitement comme bénéficiant d’une conservation nulle chez OpenAI.
- Journaux d’exploitation : la durée configurée pour les journaux applicatifs Google Cloud est de 30 jours. Certains journaux d’audit et de sécurité peuvent relever de durées distinctes imposées par le prestataire ou par la loi.
- Pièces comptables : les factures et justificatifs soumis à l’obligation comptable sont conservés dix ans. Une suppression de compte ne fait pas disparaître ces obligations.
Une demande de suppression porte sur les données actives et les copies concernées. Certaines copies de sauvegarde ou archives à accès restreint peuvent subsister jusqu’à leur rotation ou au terme d’une obligation de conservation ; nous précisons les exceptions et durées résiduelles applicables lors du traitement de la demande.
7. Protection de vos informations
Les échanges avec le service utilisent HTTPS. Les autorisations Google et les secrets d’accès sont chiffrés, avec des clés gérées séparément. Les accès applicatifs et les requêtes de données sont rattachés à l’entreprise et contrôlés par des rôles. Les données de transit du relais IA sont chiffrées et les exécutions utilisent des fichiers temporaires dédiés.
Nous limitons les informations nécessaires aux fonctions demandées. Ces mesures réduisent les risques ; elles ne constituent pas une garantie d’absence d’incident. Pour signaler un problème de sécurité ou une erreur d’accès, utilisez le contact figurant sur cette page.
9. Vos droits et vos choix
Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données dans les cas prévus par le RGPD. Vous pouvez aussi vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime, selon votre situation. Adressez votre demande à contact@appelsdoffresfaciles.fr en précisant l’entreprise et les données concernées. Un justificatif peut être demandé seulement s’il est nécessaire à la vérification de votre identité.
Nous répondons dans les délais prévus par le RGPD, en principe un mois, avec les prolongations et exceptions légales applicables. Pour les données traitées suivant les instructions de votre entreprise, nous pouvons transmettre la demande à son administrateur. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL ou de l’autorité compétente.
Retirer l’accès Gmail
Dans « Mon entreprise → Plateformes », un administrateur peut cliquer sur « Déconnecter Google ». Cette action supprime le jeton et la demande de connexion enregistrés pour l’entreprise et empêche les prochains imports avec cette connexion. Un traitement déjà lancé peut se terminer. Les avis déjà importés sont conservés jusqu’à leur suppression distincte.
Vous pouvez également retirer l’autorisation de l’application depuis les connexions de votre compte Google. Le retrait chez Google bloque son utilisation ; pour supprimer aussi l’enregistrement local du jeton, utilisez la déconnexion dans le service. Le retrait du consentement ne remet pas en cause les traitements antérieurs licites.
10. Évolution de la politique
Cette page indique sa date de version. Toute évolution importante des finalités ou des destinataires est portée à votre connaissance. Un usage nouveau des données Google nécessite une information et un nouvel accord avant le traitement concerné.